L'esigenza del cliente

GUIDEDOVE casehistory 01Le “Guide di DOVE”, del gruppo RCS, vengono utilizzate quotidianamente da migliaia di persone per cercare la meta per le vacanze, la locanda con miglior rapporto qualità/prezzo, l’agriturismo o l’hotel per un soggiorno in Italia tra più di 5.000 esercenti.

Ogni anno, per la nuova edizione della Guida, la redazione intraprendeva un oneroso lavoro di verifica dei dati pubblicati nell’ edizione precedente. Il lavoro veniva svolto tramite un Call Center, che, ricontattando tutte le strutture ricettive, verificava l’aggiornamento dei dati presenti nel database. L’aggiornamento risultava quindi lungo, oneroso e spesso passibile di errori.

L’editore si è quindi posto come obiettivo, quello di ottimizzare il processo dotando la redazione di uno strumento per l’aggiornamento:

  • snello, user friendly e di semplice utilizzo da parte di personale non particolarmente skillato
  • efficiente nella gestione del processo di aggiornamento e nell’esportazione dei file già pronti per la stampa cartacea
  • che coinvolgesse direttamente le strutture ricettive interessate nel processo di aggiornamento.

La soluzione

GUIDEDOVE casehistory 02Engitel ha realizzato un’applicazione via web basata sulla piattaforma Contacts Manager, il sistema di gestione dati protetto, sicuro e con backup quotidiano via web.

L’applicativo, appositamente customizzato per le specifiche esigenze redazionali, consente:

  • la segnalazione alle strutture ricettive dei dati pubblicati sull’ultima guida. Queste possono modificare direttamente i propri dati seguento il link dell’email
  • la redazione riceve, con testo a fronte, sia la vecchia che la nuova anagrafica, con evidenziati in rosso i dati modificati
  • la redazione può accettare, modificare o rifiutare le modifiche in tempo reale, sovrascrivendo sul database
  • la ricerca semplice o avanzata di tutte le informazioni presenti nel database con tutti i possibili filtri sui campi del database
  • l’estrazione e l’importazione di dati totale o parziale in formato Excel ad uso e consumo di strutture esterne
  • l’estrazione dei dati in un formato compatibile con QuarkXPress o Indesign. In particolare è possibile originare differenti formati di stampa che si differenziano per l’impaginazione e non per la struttura dei “record” con logiche di estrazione e raggruppamento differenti.

I vantaggi

GUIDEDOVE casehistory 03Con questa soluzione Engitel ha raggiunto l’obiettivo di automatizzare la gestione dei dati anagrafici e descrittivi delle oltre 5.000 strutture ricettive fra alberghi, ristoranti, bed and breakfast.

In particolare sono stati raggiunti gli obiettivi di:

  • velocizzazione dei tempi di aggiornamento e del modo di lavorare della redazione
  • totale eliminazione dei costi relativi alla gestione degli aggiornamenti tramite Call Center
  • riduzione dei costi di impaginazione e stampa delle guide cartacee, grazie all’esportazione dei dati in formati compatibili con la stampa

Per scaricare la Case History clicca qui.