L'esigenza del cliente

caritas casehistory 01Caritas Internationalis è uno dei più importanti organismi internazionali per l’assistenza e lo sviluppo dei popoli, attiva in 200 paesi di tutti i continenti. L’esigenza principale dell’organizzazione è di condividere le informazioni tra le sedi di tutto il mondo ed attivare un network di solidarietà in occasione diemergenze umanitarie, mettendo in comune esperienze e risorse.
In particolare:

  • gruppi di lavoro che producono analisi, documenti, indirizzi relativamente a problematiche interregionali (desertificazione, lavoro minorile, condizione femminile ecc).
  • SOA (Emergenze): definizione delle esigenze e raccolta di beni materiali e immateriali.

Gli utenti (persone riconosciute all’interno delle organizzazioni locali) vengono invitati a partecipare alle varie iniziative secondo le competenze specifiche.

La soluzione

Tramite la piattaforma di content management Spin&Go.Net Engitel ha realizzato un’applicazione intranet, sviluppandola nelle 3 lingue utilizzate dall’organizzazione, inglese, spagnolo e francese. E’ attualmente utilizzata in 119 paesi e da 750 utenti di back office.

L’autenticazione dell’utente determina la visualizzazione nella lingua prescelta e delle aree di competenza. Nell’ambito dei gruppi di lavoro i partecipanti possono realizzare la documentazione necessaria alla produzione di pubblicazioni tematiche che diventano linee guida di sviluppo dei progetti e di richiamo alle istituzioni coinvolte.

caritas casehistory 02La produzione dei documenti è in forma collaborativa e strutturata in modo da tenere traccia delle revisioni e delle osservazioni del gruppo. L’interazione avviene via Web e il coordinatore provvede a termine degli interventi a riconciliare le revisioni. Il documento finale viene poi trasformato in “pubblicazione” resa disponibile in ambito internet e su supporto cartaceo.

La gestione delle Emergenze (SOA) permette invece di definire una scheda complessa di descrizione delle richieste di supporto o soccorso.

La scheda è specificata in termini di:

  • Coordinatore intervento
  • Zona geografica
  • Ragione dell’emergenza
  • Risorse materiali, immateriali e di denaro richieste
  • Stato di raccolta delle risorse e loro destinazione.

I membri dell’organizzazione dislocati nel mondo possono qui intervenire fornendo l’impegno di fornitura delle risorse richieste.

Anche qui la “chiusura” degli appelli produce un report cartaceo che viene poi inserito nelle pubblicazione di report annuale.

I vantaggi

caritas casehistory 03Il sistema è stato realizzato con particolare attenzione al peso delle pagine e alla semplice interazione da parte degli utenti al fine di fornire un valido supporto anche alle realtà con risorse tecnologiche limitate. L’utilizzo è stato divulgato tramite e-mail con un manuale di due pagine che spiegava in lingua inglese gli elementi essenziali per poter correttamente usare la Intranet.

La realizzazione di documenti online ha permesso un notevole risparmio in termini di spese postali e cartacee per la loro definizione e revisione, consentendo una maggiore partecipazione da parte degli utenti.

La definizione di SOA online permette di attivare un processo di comunicazione e raccolta risorse semplice ed immediato, accorciando i tempi di attivazione dell’appello e la disponibilità delle risorse.

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